Nie. Działa to odwrotnie: praca zdalna odbiera pracownikowi biurowemu zwolnienie z okresowego szkolenia BHP, z którego mógłby korzystać, gdyby pracował wyłącznie w biurze. Pracownika zdalnego szkolisz okresowo co najmniej raz na 6 lat, a nowo zatrudnionego pierwszy raz w ciągu 12 miesięcy. Wyjątek to praca zdalna okazjonalna, do 24 dni w roku.
Spis treści
- Dlaczego pracownik zdalny traci zwolnienie ze szkolenia okresowego?
- Kiedy pracownik biurowy musi przejść szkolenie okresowe, a kiedy nie?
- Czy praca hybrydowa i okazjonalna też odbiera zwolnienie?
- Jak często szkolić pracownika zdalnego i kiedy pierwszy raz?
- Czy szkolenie BHP dla pracownika zdalnego można zrobić online?
- Czy instruktaż stanowiskowy dotyczy pracy zdalnej?
- Kto odpowiada za BHP pracownika pracującego z domu i co zawiera ocena ryzyka zawodowego?
- Jaki błąd przy pracy zdalnej kosztuje firmę najwięcej?
- Podsumowanie
Od 1 stycznia 2019 roku pracownik biurowy w firmie o niskim ryzyku zawodowym może w ogóle nie chodzić na okresowe szkolenie BHP. Od 7 kwietnia 2023 roku ta sama osoba, jeśli pracuje z domu, znowu musi się szkolić. Wiele firm zauważyło pierwszą datę, a drugą przeoczyło. Szkolenie BHP a praca zdalna to dziś w Polsce jedno z częstszych pytań, jakie słyszymy od kadrowych i właścicieli małych biur.
Odpowiedź jest krótka, ale ma dwa haczyki.
Pierwszy to praca hybrydowa, która liczy się jak zdalna, nawet jeśli pracownik siedzi w domu tylko w piątki. Drugi to praca okazjonalna, która zwolnienie zostawia w spokoju. Niżej rozkładamy oba przypadki, pokazujemy tabelę sześciu typowych sytuacji i odpowiadamy na pytania o formę online, instruktaż stanowiskowy i odpowiedzialność za domowe biurko. Najdroższy w skutkach błąd, jaki widzimy przy pracy zdalnej, zostawiliśmy na koniec.
Dlaczego pracownik zdalny traci zwolnienie ze szkolenia okresowego?
Bo przepisy o pracy zdalnej wprost wyłączają zwolnienie biurowe dla pracownika wykonującego pracę zdalną. Zwolnienie biurowe oznacza, że zgodnie z art. 237³ § 2² Kodeksu pracy szkolenie okresowe BHP pracownika administracyjno-biurowego nie jest wymagane. Działa z mocy prawa, gdy przeważająca działalność pracodawcy mieści się w grupie o kategorii ryzyka nie wyższej niż trzecia, a ocena ryzyka zawodowego nie wskazuje, że szkolenie jest potrzebne.
Tyle że rozdział o pracy zdalnej zawiera jedno zdanie, które to zwolnienie wyłącza. Art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy mówi, że w przypadku wykonywania przez pracownika pracy zdalnej tego przepisu się nie stosuje (treść art. 67³¹ Kodeksu pracy). Nie ma tu progu godzin ani procentu czasu pracy spędzonego w domu.
Jeden dzień zdalny wystarczy.
Skąd taka logika?
Biuro w siedzibie firmy pracodawca widzi, urządza i sprawdza. Pokoju pracownika już nie. Krzesło, oświetlenie, odległość od monitora i to, czy obok biurka nie leży przedłużacz przez pół pokoju, zależą od samego pracownika. Szkolenie okresowe ma więc wrócić tam, gdzie pracodawca stracił bezpośrednią kontrolę nad stanowiskiem pracy, a o bezpieczeństwo i zdrowie pracownika dba głównie on sam.
Warto przypomnieć skalę. Zniesienie okresowych szkoleń w biurach objęło według szacunków około 5 mln pracowników administracyjno-biurowych (Prawo.pl). Część z nich przeszła później na pracę zdalną i po cichu wróciła pod obowiązek, o którym firma nie wie.
Praca z domu nie jest furtką do pominięcia szkolenia okresowego. To powód, dla którego zwolnienie biurowe przestaje działać.
Kiedy pracownik biurowy musi przejść szkolenie okresowe, a kiedy nie?
Musi, gdy pracuje zdalnie w sposób regularny albo gdy firma lub ocena ryzyka nie pozwalają na zwolnienie. Poniższa tabela to skrót decyzji, który przygotowaliśmy dla kadr. Zacznij od kolumny z trybem pracy, potem sprawdź warunek.
Sytuacja pracownika biurowego |
Warunek |
Szkolenie okresowe BHP |
|---|---|---|
Pracuje wyłącznie w biurze firmy |
Kategoria ryzyka firmy do trzeciej, ocena ryzyka nie wskazuje potrzeby |
Nie jest wymagane |
Pracuje wyłącznie w biurze firmy |
Firma w wyższej kategorii ryzyka (np. produkcja, budownictwo) |
Obowiązkowe |
Pracuje wyłącznie w biurze firmy |
Ocena ryzyka wskazuje, że szkolenie jest potrzebne |
Obowiązkowe |
Pracuje całkowicie zdalnie |
Bez znaczenia, jaka kategoria ryzyka |
Obowiązkowe |
Pracuje hybrydowo (np. 2 dni w domu w tygodniu) |
Praca zdalna uzgodniona lub polecona |
Obowiązkowe |
Pracuje z domu okazjonalnie, na własny wniosek |
Łącznie do 24 dni w roku kalendarzowym |
Zwolnienie może zostać |
Najczęściej mylony jest wiersz piąty. Kilka dni zdalnych w tygodniu nie robi z pracy zdalnej czegoś „mniejszego”. Jeśli jest ustalona w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu pracodawcy, to jest pełnoprawna praca zdalna i zwolnienie przestaje działać.
Czy praca hybrydowa i okazjonalna też odbiera zwolnienie?
Hybryda odbiera, praca okazjonalna nie. Granica przebiega na 24 dniach w roku i na tym, kto o pracy w domu decyduje. Praca zdalna okazjonalna to praca z domu na wniosek pracownika, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Przepis, który ją reguluje, wprost wyłącza w niej regułę o utracie zwolnienia (przepis o pracy zdalnej okazjonalnej). Pracownik, który raz w miesiącu czeka w domu na kuriera i pracuje z kuchni, zwolnienia nie traci.
Hybryda działa inaczej.
Tu praca w domu jest stałym elementem organizacji pracy, a nie wyjątkiem na wniosek. Nawet jeden stały dzień zdalny w tygodniu oznacza, że pracownik podlega szkoleniom okresowym.
Mamy w tej sprawie zdanie, które nie wszystkim się spodoba. Nie polecamy balansowania na limicie 24 dni tylko po to, żeby oszczędzić na szkoleniu. Dni okazjonalne liczy się w roku kalendarzowym, łatwo je przekroczyć przy chorobie dziecka albo remoncie w biurze, a wtedy firma i tak musi przejść na regularną pracę zdalną ze wszystkimi dokumentami. Kurs okresowy dla biura trwa krótko, a spór z inspektorem o to, czy dzień 25. był jeszcze okazjonalny, trwa znacznie dłużej.
Okazjonalna praca z domu zostawia zwolnienie w spokoju. Stały dzień zdalny w grafiku już nie.
Jak często szkolić pracownika zdalnego i kiedy pierwszy raz?
Pracownika zdalnego na stanowisku biurowym szkolisz okresowo nie rzadziej niż raz na 6 lat. Nowo zatrudniony powinien przejść pierwsze szkolenie okresowe w ciągu 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tym stanowisku. To te same terminy, które obowiązywały biura przed 2019 rokiem. Szerzej opisaliśmy je w tekście o tym, co ile lat powtarza się szkolenia okresowe BHP.
Trudniejszy przypadek to pracownik, który latami był zwolniony, a teraz przechodzi z biura na pracę zdalną. Przepisy nie mówią wprost, ile czasu masz na pierwsze szkolenie okresowe po takiej zmianie. W praktyce przyjmujemy bezpieczne założenie: szkolenie organizujesz możliwie szybko po przejściu na pracę zdalną, a najpóźniej w ciągu 6 miesięcy, bo taki termin przepisy dają przy utracie zwolnienia biurowego z innych powodów (wyższa kategoria ryzyka albo wynik oceny ryzyka). Zwlekanie dłużej trudno potem obronić.
Mała dygresja o kalendarzu. W wielu firmach szkolenia okresowe planuje się pod jedną datę dla całego działu. Przy pracy zdalnej warto od razu wpisać termin kolejnego szkolenia do tej samej kartoteki, w której kadry trzymają datę porozumienia o pracy zdalnej. Wtedy przy każdej zmianie trybu pracy ktoś automatycznie widzi, że trzeba sprawdzić szkolenia.
Czy szkolenie BHP dla pracownika zdalnego można zrobić online?
Tak, i dotyczy to zarówno szkolenia wstępnego, jak i kursu okresowego. Szkolenie wstępne osoby przyjmowanej do pracy zdalnej na stanowisko administracyjno-biurowe może odbyć się w całości za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Pracownik potwierdza ukończenie na papierze albo elektronicznie, więc nie musi przyjeżdżać do firmy po podpis.
Szkolenie okresowe przepisy pozwalają zorganizować jako kurs, seminarium albo samokształcenie kierowane (przepisy o szkoleniach BHP). Samokształcenie kierowane to w praktyce e-learning z materiałami, konsultacjami i egzaminem, więc pracownik zdalny może je przejść bez wychodzenia z domu. Zaświadczenie ze szkolenia online jest tak samo ważne jak ze stacjonarnego, o ile organizator prowadził je według programu i zakończył egzaminem. Kiedy szkolenie okresowe nie jest wymagane, wyjaśnia też Państwowa Inspekcja Pracy.
Jeśli prowadzisz zespół zdalny i szukasz sposobu, żeby nie organizować szkoleń na własną rękę, prowadzimy szkolenie okresowe BHP dla pracowników administracyjno-biurowych. Program obejmuje zasady BHP przy stanowisku z monitorem ekranowym i ergonomię, czyli dokładnie ten obszar, który przy pracy w domu sprawia najwięcej kłopotu.
Czy instruktaż stanowiskowy dotyczy pracy zdalnej?
Co do zasady nie, jeśli stanowisko jest administracyjno-biurowe. Instruktaż stanowiskowy to część szkolenia wstępnego, którą przepisy wymagają przed dopuszczeniem do pracy na stanowisku robotniczym albo innym, na którym występuje narażenie na czynniki szkodliwe, uciążliwe lub niebezpieczne. Typowa praca biurowa, w domu czy w firmie, do tej grupy nie należy, więc pracownik biurowy zatrudniany do pracy zdalnej przechodzi instruktaż ogólny, który może odbyć się w całości zdalnie.
Inaczej jest przy stanowiskach innych niż biurowe. Tam instruktaż stanowiskowy jest obowiązkowy i prowadzi się go na stanowisku pracy, bo nie da się zdalnie pokazać, jak bezpiecznie obsługiwać maszynę. Kto może go poprowadzić, jakie ma mieć przygotowanie i czy może to być bezpośredni przełożony, wyjaśniliśmy w tekście o tym, kto może przeprowadzić instruktaż stanowiskowy BHP.
Jedna uwaga praktyczna.
Przy szkoleniu wstępnym online albo przygotowaniu oceny ryzyka warto, dla dobrej praktyki, poprosić pracownika, żeby pokazał kamerą swoje stanowisko w domu: krzesło, biurko, ustawienie monitora względem okna. Dziesięć minut rozmowy przy włączonej kamerze wyłapuje więcej problemów z bezpieczeństwem stanowiska pracy niż podpisane oświadczenie.
Kto odpowiada za BHP pracownika pracującego z domu i co zawiera ocena ryzyka zawodowego?
Odpowiada pracodawca, choć część obowiązków przechodzi na pracownika. Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP wobec pracownika wykonującego pracę zdalną są w zasadzie takie same jak wobec osoby w biurze, z wyłączeniem kilku obowiązków wymienionych w przepisach wprost, dotyczących głównie pomieszczeń firmy, np. zaplecza sanitarnego. Przed dopuszczeniem do regularnej pracy zdalnej pracodawca przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego, która obejmuje co najmniej wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i warunki psychospołeczne, takie jak izolacja czy zacieranie granicy między pracą a domem. Na jej podstawie opracowuje informację o zasadach BHP przy pracy zdalnej: jak zadbać o organizację stanowiska pracy, jak bezpiecznie wykonywać pracę, jakie czynności wykonać po jej zakończeniu i jakie są zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych zagrażających życiu lub zdrowiu.
Pracownik podpisuje dwa oświadczenia: że zapoznał się z oceną ryzyka i informacją oraz że w miejscu pracy zdalnej ma bezpieczne i higieniczne warunki. Organizację stanowiska pracy w domu, z uwzględnieniem ergonomii, bierze na siebie. Ocenę ryzyka można przygotować jedną dla całej grupy podobnych stanowisk, na przykład wszystkich księgowych z laptopem w domu. Pracodawca może skontrolować warunki pracy w domu, ale po uzgodnieniu z pracownikiem, w godzinach pracy i bez naruszania prywatności domowników. Wypadek podczas pracy zdalnej bada się jak każdy inny wypadek przy pracy, z oględzinami miejsca w terminie ustalonym z pracownikiem. Osoby, które kierują zespołami zdalnymi, same też podlegają szkoleniom okresowym, a dobre szkolenie okresowe dla osób kierujących pracownikami uczy właśnie tego, jak rozliczać BHP ludzi, których na co dzień się nie widzi.
Jaki błąd przy pracy zdalnej kosztuje firmę najwięcej?
Najwięcej kosztuje stosowanie zwolnienia biurowego u kogoś, kto już pracuje zdalnie. Obiecany na początku błąd wygląda tak. Firma zwolniła biuro ze szkoleń okresowych w 2019 roku, a w 2023 roku przeszła na model hybrydowy. Nikt nie połączył tych dwóch decyzji. Po trzech latach pracownica spada z krzesła na kółkach, sięgając po segregator z wysokiej półki w domowym gabinecie.
Zespół powypadkowy sprawdza wtedy dokumenty.
Ocena ryzyka jest. Oświadczenia są.
Aktualnego szkolenia okresowego jednak brak. Kadry wciąż stosowały zwolnienie, które przestało działać w dniu przejścia na pracę zdalną.
I tu zaczyna się problem. Z przeoczenia formalnego robi się zarzut niedopełnienia obowiązku przez pracodawcę, a to zmienia ton rozmowy z inspektorem pracy i ubezpieczycielem.
Rozwiązanie jest nudne i tanie: przy każdym porozumieniu o pracy zdalnej kadry sprawdzają datę ostatniego kursu okresowego pracownika wykonującego pracę zdalną. Pełną listę terminów szkoleń wstępnych i okresowych dla różnych grup pracowników zebraliśmy w kompendium szkoleń BHP dla pracodawcy.
Zwolnienie biurowe wygasa po cichu, w dniu przejścia na pracę zdalną. Wychodzi na jaw dopiero przy wypadku albo kontroli.
Podsumowanie
Jeśli Twój pracownik biurowy pracuje z domu regularnie, w pełni albo hybrydowo, szkolenie okresowe BHP jest obowiązkowe, niezależnie od tego, jak bezpieczna jest Twoja branża. Jeśli pracuje z domu tylko okazjonalnie, na własny wniosek i do 24 dni w roku, zwolnienie biurowe może zostać. Każdą inną sytuację rozstrzygnij na korzyść szkolenia, bo koszt pomyłki jest po stronie firmy.
Kolejnym krokiem, jeśli porządkujesz BHP zespołu zdalnego, jest sprawdzenie, czy wszyscy pracownicy mają aktualne szkolenia wstępne i okresowe. Kompendium podlinkowane wyżej prowadzi przez to krok po kroku.
Stan prawny na dzień 29.09.2026.
Źródła
- Kodeks pracy, art. 67³¹ (Standardy Prawa) — obowiązki BHP przy pracy zdalnej, w tym wyłączenie zwolnienia biurowego i szkolenie wstępne online.
- Kodeks pracy, art. 67³³ (Standardy Prawa) — praca zdalna okazjonalna do 24 dni w roku i wyłączenia, które jej dotyczą.
- Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1327 (ELI) — terminy i formy szkoleń okresowych.
- Państwowa Inspekcja Pracy, kiedy szkolenie okresowe BHP nie jest wymagane — stanowisko PIP w sprawie zwolnienia ze szkolenia okresowego.
- Prawo.pl, koniec okresowych szkoleń BHP w biurach — skala zwolnienia z 2019 roku.
Materiał opracowany przy wsparciu narzędzi AI. Każdy publikowany materiał przechodzi weryfikację merytoryczną i redakcyjną. Odpowiedzialność redakcyjną za publikowane treści ponosi Kursy-uprawnienia.pl. Artykuły dotyczące przepisów prawa, norm technicznych i programów wsparcia zawierają datę, na którą aktualny jest opisany stan prawny, oraz wykaz źródeł – w przypadku wykrycia nieprawidłowości prosimy o niezwłoczny kontakt w celu aktualizacji zawartych tu informacji.
